Se você manda para a contabilidade só o PDF das notas da sua empresa, está mandando uma cópia. A nota fiscal de verdade é o arquivo XML. É dele que saem os impostos que a sua empresa paga, os créditos a que ela tem direito e a garantia de que o que você declara bate com o que o Fisco já sabe sobre o seu negócio.
Acontece toda semana aqui no escritório: a foto do DANFE chega pelo WhatsApp, parece que está tudo resolvido, mas metade da informação ficou para trás.
O XML é a nota. O PDF não é.
O DANFE, aquele PDF que acompanha a mercadoria, é só uma representação simplificada da nota. Quem tem validade jurídica é o arquivo XML, assinado digitalmente e autorizado pela Sefaz.
O que a contabilidade faz com o XML
- Escrituração fiscal e contábil: as notas entram nos livros e nas declarações exatamente como foram emitidas.
- Apuração correta dos impostos: no Simples Nacional, produtos com substituição tributária ou tributação monofásica já tiveram parte dos tributos recolhida antes. Sem o XML para separar essas receitas, a empresa paga de novo.
- Créditos de impostos: nas empresas que aproveitam créditos de ICMS, PIS e Cofins, cada nota de compra que não chega é dinheiro que fica na mesa.
- Conciliação com o financeiro: cruzar o que foi comprado e vendido com o que entrou e saiu do banco.
O Fisco já tem todas as suas notas
Toda nota eletrônica emitida para a sua empresa, ou por ela, passa pela Sefaz. A Receita e o estado já sabem o que você comprou e vendeu. Se uma nota da sua empresa não chega à contabilidade, ela fica fora das declarações, e a divergência aparece no cruzamento de dados. Quem recebe a intimação é a sua empresa.
Guarde por, no mínimo, 5 anos
É o prazo para guardar o XML de cada nota emitida ou recebida. O Ajuste SINIEF 07/2005 obriga emitente e destinatário a manter o arquivo digital pelo prazo decadencial, que o art. 173 do CTN fixa em 5 anos a partir do primeiro dia do ano seguinte.
Na prática: perdeu o XML, perdeu a prova.
Na prática, o que fazer
- Peça o XML ao fornecedor em toda compra, não só o PDF.
- Não aceite nota que você não consegue conferir no portal da Sefaz.
- Guarde os arquivos num lugar só, organizado por mês.
- Melhor ainda: tenha uma contabilidade que busque as notas direto na fonte, sem depender de você.
